1

Időbeosztás időgazdálkodás

Időbeosztás – időgazdálkodás

Mindenki szeretné, ha egy nap 48 órából állna, úgy gondolja, akkor talán elvégezné az összes dolgát. Valószínűleg azonban azt az időt is felhasználnánk és kitöltenénk teljes mértékben. A megoldást jobb híján a megfelelő, hatékony időbeosztás, tervezés adja.

1.Ehhez tudnunk kell mit akarunk csinálni, milyen feladataink vannak. Ezért először is legyen listánk a teendőnkről. Nagyon fontos, hogy ez legyen leírva. Sokszor azt gondoljuk, ott van a fejünkben, minek leírni. Gyakran azonban azért nem írjuk le, mert nem fogalmaztuk még meg pontosan, mi is a feladatunk, mi a teendőnk. Pedig ez nagyon jelentős annak érdekében, hogy jól végezzük el a teendőnket. Ha jól meg tudjuk fogalmazni, mi a feladatunk, sokkal könnyebben tudjuk besorolni, jellemezni, szükség esetén kiosztani valakinek vagy elhalasztani. Mi az, amit meg kell csinálni és mi az, amit szeretnénk? Milyen célhoz, eredményhez vezet a feladat teljesítése? A legtöbben a teendők minősítésére az Eisenhower-négyszöget ismerik és használják:

Fontos Nem fontos
Sürgős Sürgős és Fontos

Csináljuk meg minél hamarabb!

Sürgős, de Nem fontos

Találjunk valakit, aki megcsinálja helyettünk!

Nem sürgős Nem sürgős, de Fontos

Ütemezzük be!

Nem sürgős és Nem fontos

Nem kell elvégezni. Kuka.

Hogy mennyire tudjuk ezt használni, az függ attól, hogy a besorolásban a minősítést megfelelően végeztük-e el. Ezért én azt szoktam javasolni, hogy ha tudunk készítsünk saját kategóriákat a feladatok minősítésére, amik alapján könnyebben tudunk csoportosítani: „a gyereknek meg kell csinálni a suliba”, „nincs értelme, de a főnök nyugodt lesz tőle”, „Anya zaklatni fog vele míg meg nem csinálom”, „nem tudom miért, de így szoktam” stb.

2.Mivel az időgazdálkodás technikák zömét a munkahelyi munka elvégzésére dolgozzák ki, legtöbbször elmarad az idő csoportosítása, hiszen alapvetően a munkaidő hatékony kihasználásáról van szó. Pedig amikor a kevés időről beszélünk, akkor számos egyéb tevékenységre is gondolunk, amire ép a munka miatt nincs elég időnk. A hatékonyabb időgazdálkodás érdekében az időnket is csoportosítsuk be. Írjuk össze mennyi időnk van és kategorizáljuk azt, hogy mire van az az idő. Ezek persze megint lehetnek a megszokott csoportok: reggeli készülődés idő, utazási idő, munkaidő, ebédidő, bevásárlóidő stb. Ha tudunk, akkor itt is alkossunk speciális kategóriákat, amik konkrétan minősítik azt az időtartamot és ránk jellemző. Például utazási idő egy része szabadon felhasználható, mert hosszan utazunk vagy mi vezetünk és oda kell figyelni az útra. Vagy kis lusti idő, amit szabadon használhatunk lazulásra.

Végül a két csoportot hozzuk össze, kössük össze egymással az egyes kategóriákat, készítsünk egy órarendet, mint az iskolában volt, csak most fedje le 24 óránkat és legyen meg szombat-vasárnapra is. Majd kezdjük el használni és pipáljuk, ami működik, módosítsuk, ami nem működik és csoportosítsuk át. A pipákkal megerősítjük magunkban az érzést, hogy belefér az időnkbe az a tevékenység, így hamarabb tudjuk csökkenteni az időzavar okozta frusztrációt, hatékonyan eltüntetjük az időhiány érzését.

Ha már profik vagyunk az időbeosztásban, akkor ezt a részt úgy is csinálhatjuk, hogy azzal kezdjük, hogy mire mennyi időt szeretnénk szánni és az alapján készítünk csoportosítást és párosítjuk be a teendőkkel. Szabjuk meg az időt, amit arra a tevékenységre szánunk. Készítsünk akár éves, havi, heti szinten időbeosztást, amit mindig lebontunk kisebb egységekre.

Kívánok hatékony időgazdálkodást!




Egyensúlyban céljainkkal a megvalósításért

Hogyan legyünk egyensúlyban a céljainkkal, hogy megvalósuljanak?

Vannak dolgok, célok, amiket szeretnénk elérni, de hol könnyebben, hol nehezebben vagy talán egyáltalán nem sikerül megvalósítani. Ennek több oka is lehet. Pedig tudjuk, hogy néha olyan lehetetlennek tűnő dolgok is olyan könnyedén sikerülnek. Máskor meg egyszerű dolgok nem akarnak sikerülni. Hogy ennek mi lehet az oka, sokan keresik. Egyik lehetséges ok, hogy nem megfelelő a célkitűzés, nincs egyensúlyban, harmóniában lelkünkkel, egyéb gondolatainkkal. Ezért nagyon fontos, hogy jól fogalmazzuk meg céljainkat, vágyainkat. Úgy, hogy azok egyensúlyban legyenek minden gondolatunkkal, cselekedetünkkel, szavainkkal, életünk minden mozzanatával. Lehet, hogy valami még szükséges ahhoz, hogy azt a dolgot megszerezzük. Akár képesség, akár idő, akár a világban változás. Van, hogy nem is az a célunk igazán, ezért nem vagyunk kellően motiváltak. Legyünk benne biztosak, hogy valóban azt szeretnénk, amit célul kitűztünk.

Hogyan legyünk ebben biztosak? Vágyakozzunk rá, álmodozzunk róla és vizsgáljuk felül céljainkat. Azonban, ha van egy dolog, egy cél, amire vágyunk, akkor ahhoz legtöbbször már érzelem is társul. Így aztán nehezen tudjuk megtalálni, hogy valójában mi az oka a lassúságnak, vagy a sikertelenségnek.

Ilyenkor segíthetnek a felülvizsgálatban az alábbi ötletek:

-Beszéljük át valakivel! Egy barát, egy rokon, egy szakember, aki külső szemlélőként néz rá a problémára megfelelő lehet (megoldandó feladat, amihez a fő kérdés: pontosan mi a célom?).

-Írjuk le! Ha leírjuk, szavakban megfogalmazzuk, akkor ez segít, abban, hogy pontosan lássuk a célunkat. Legyen egy képünk magunkról, hogy milyenek is leszünk, ha elérjük azt a célt. Ha mindezt egyes szám harmadik személyben írjuk, akkor az segít egy kicsit, hogy eltávolodjunk magunktól és saját gondolatmenetünktől.

-Nézzünk meg más embereket, akik elértek, megszereztek olyan dolgokat, célokat, amikre mi is vágyunk! Ha közelebbről megismerjük őket, megerősödhetünk abban, hogy mi is azt szeretnénk vagy módosíthatjuk céljainkat.

-Tervezzük meg, hogy jutunk el oda! Nem kell pontosan, de tudjuk felvázolni az utat, míg megszerezzük, elérjük a vágyott dolgot. Ha az általunk elképzelt útban vannak olyan lépések, amiket nem tudunk megtenni, elképzelni, akkor az akadálya lehet a cél elérésének. Módosítsuk az utat vagy akár a célt pontosítsuk annak megfelelően, hogy számunkra is végigjárható és elérhető legyen.

-Keressünk a neten, könyvtárban, képzéseken segédanyagokat, melyeken követni tudjuk az eltérüléseket, visszanézni, mit hogyan gondoltunk régebben és hogyan képzeltük el a jövőnket. Ilyen támogató lehet például egy évtervező rendszeres, évről évre történő kitöltése (ingyenesen letölthető évtervező található ide kattintva: https://yearcompass.com/hu)

Hatékony felülvizsgálatot és eredményes célkitűzést kívánok!

 

„Ügyelj gondolataidra, mert szavaiddá válnak!

Ügyelj szavaidra, mert tetteiddé válnak!

Ügyelj tetteidre, mert szokásaiddá válnak!

Ügyelj szokásaidra, mert személyiségeddé válnak!

Ügyelj személyiségedre, mert az lesz a sorsod!”

(Charles Reade)